Cuánto apartar para impuestos cuando cobras una factura

Cómo interpretarlo

Una factura puede engañar mucho

Si emites una factura de 1.000 euros más IVA, puede entrar bastante más dinero en tu cuenta. Pero una parte no es margen real. El objetivo de esta calculadora es separar mentalmente lo que está de paso de lo que puedes usar.

Qué estamos estimando

• IVA a guardar: IVA cobrado menos IVA soportado deducible aproximado.
• Reserva fiscal orientativa: una referencia simple sobre beneficio estimado, descontando retenciones ya practicadas. No es un tipo de IRPF universal.
• Cuota: una parte de tu cuota mensual para que no salga de golpe.
• Disponible: lo que queda tras esas reservas orientativas.

Ejemplo paso a paso (1.000 € + IVA 21 % + retención 15 %)

Base 1.000 €. IVA 210 €. Retención 150 €. Entra en cuenta: 1.000 + 210 − 150 = 1.060 €. Si aparte tienes 30 € de IVA soportado deducible y 150 € de gastos vinculados, y reservas 100 € de cuota:

• IVA a guardar ≈ 210 − 30 = 180 €
• Beneficio estimado ≈ 1.000 − 150 = 850 € → reserva IRPF orientativa 20 % − retención = máx(0, 170 − 150) = 20 €
• Cuota reservada = 100 €
• Total “no tocar” ≈ 300 €; el resto es el margen orientativo tras gastos

Los números cambian con tu caso. La lección es la misma: el ingreso en cuenta miente si no separas capas.

Cuenta separada (o etiquetas) para la caja fiscal

No hace falta un banco complejo. Sirve una cuenta secundaria o, como mínimo, anotar en cada cobro: IVA / IRPF / cuota / disponible. Si mezclas todo con el supermercado, el trimestre se convierte en arqueología. Encaja con el método Dinero Tranquilo: primero compromisos, después margen.

Errores que generan sustos

• Gastar el IVA “porque este mes va justo”.
• Creer que con retención del 15 % ya no hay que reservar nada más.
• Olvidar la cuota hasta el cargo de la Seguridad Social.
• Calcular disponible antes de restar gastos del proyecto.
• No revisar el criterio cuando cambia el mix de clientes (más o menos retención).

Cómo encaja con el Modelo 130 y el 303

Apartar no presenta modelos por ti. El IVA se liquida (cuando procede) en el ámbito del IVA; el IRPF fraccionado, si te aplica, en el Modelo 130; la cuota en la TGSS. El calendario orientativo está en calendario fiscal 2026.

Segundo ejemplo: factura sin retención (cliente particular)

Base 1.000 €, IVA 21 % (210 €), retención 0 %. Entra en cuenta: 1.210 €. Con 150 € de gastos, 30 € de IVA soportado y 100 € de cuota asignada:

• IVA a guardar ≈ 180 €
• Reserva IRPF orientativa ≈ 20 % × (1.000 − 150) = 170 € (aquí no hay retención que reste)
• Cuota = 100 €
• Total “no tocar” ≈ 450 € sobre un ingreso que “parece” holgado

Comparado con el ejemplo con retención del 15 %, cobras más en banco y debes apartar más de IRPF. El mix de clientes (empresas que retienen vs particulares) cambia tu liquidez aunque el margen del proyecto sea el mismo. Detalle: retención IRPF.

Rutina de 10 minutos al cobrar

1. Anota base, IVA, retención y lo que ha entrado en cuenta.
2. Pasa IVA neto estimado y reserva de IRPF/cuota a la cuenta o etiqueta “Hacienda / SS”.
3. Solo entonces mueve el disponible a gastos personales o a ahorro del negocio.
4. Una vez al mes, compara lo apartado con lo que prevés de 303 / 130 / cuota.

Si un mes apartaste de más, no lo celebres gastándolo: déjalo como colchón del siguiente trimestre. Si apartaste de menos, sube el % la próxima factura en lugar de “arreglarlo” el día 19.

Cuándo subir o bajar la reserva del 20 %

El 20 % sobre beneficio estimado es una regla prudente de planificación, alineada mentalmente con el fraccionado habitual del 130, no con tu tipo marginal real. Sube la reserva si: tienes pocos gastos, vives en un escenario de tramos altos, o casi no te retienen. Bájala con cuidado solo si: ya acumulas muchas retenciones, tu margen es estrecho y documentado, o tu gestoría te da otra referencia —y aun así mantén el IVA y la cuota separados.

Para estimar el impuesto anual con más capas (mínimos, CCAA, etc.): cómo estimar el IRPF.

Fuentes oficiales útiles

Para fechas y modelos, revisa siempre la Agencia Tributaria: instrucciones del Modelo 130, plazos del Modelo 303 y retenciones de actividades económicas.

Preguntas frecuentes

¿El IVA cobrado es mío?

No conviene tratarlo como dinero disponible. En la liquidación del IVA se compensa con el IVA soportado deducible, pero hasta entonces es mejor tenerlo separado.

¿Si tengo retención ya no aparto IRPF?

Depende. La retención es un anticipo, pero no siempre coincide con tu resultado final. Si tienes pocos gastos o ingresos altos, puede hacer falta reservar más.

¿Qué porcentaje de IRPF usa la calculadora?

Usa una referencia de planificación del 20% sobre beneficio vinculado a la factura, restando la retención de esa factura. No es un tipo de IRPF universal ni una liquidación fiscal.

¿Debo apartar también si estoy en cuota reducida?

Sí respecto al IVA (si aplica) y al IRPF según tu caso. La cuota reducida baja el cargo de Seguridad Social, pero no elimina impuestos. Ajusta a la baja el campo “cuota a reservar” de la calculadora.

¿Sirve apartar en efectivo “en un cajón”?

Mejor una cuenta o subcuenta visible. El cajón se mezcla con gastos personales; la cuenta fiscal se revisa en cinco minutos antes de cada plazo.